BAB I
Administrasi HMI
A.
Surat Menyurat
Administrasi surat menyurat suatu proses
dan rencana teratur dari pengolahan surat- menyurat. Mulai dari ide sampai pada
penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana mestinya. Admisistrasi surat –menyurat
mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : Bersifat pelayanan, bersifat menetas ke
seluruh bagian atau aparat organisasi dan dilaksanakan semua pihak dalam
organisasi.
Surat pada hakiktnya adalah bentuk
penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan yang kemudian
menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan pengertian dan alat
komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat juga merupakan potret sejarah
yang akan dibaca dari satu generasi ke generasi berikutnya. Dari masa ke masa
yang lainya. Karena sifat surat yang demikian maka surat disusun secara singkat
dan padat tetapi jelas dan tegas. Bagi organisasi surat berfungsi sbagai :Alat
Komunikasi, Dokumen Organisasi, Tanda Bukti (alat pembuktian).
Berikut kupasan secara tuntas kegiatan
surat-menyurat dari hilir hingga hulu, terkait metode pembuatan, pengiriman,
penerimaan hingga metode mendokumentasikanya.
B. Contoh Kop Surat HMI
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA
ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC
ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS BRANCH OF DENPASAR)
Sekretariat:
Jln. Tukad Sanghyang No 11 A Panjer Denpasar Bali Kontak (089678160511)
 |
|||
 |
|||
(contoh
kop surat pengurus cabang)
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
BIDANG
PEMBINAAN APARATUR ORGANISASI
Sekretariat: Jln. Tukad Sanghyang No 11 A Panjer
Denpasar Bali
Kontak (089678160511)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat pengurus cabang)
PANITIA KONFERCAB XVII
HIMPUNAN MAHASISWA
ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC
ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS BRANCH OF DENPASAR)
Sekretariat:
Jln. Tukad Sanghyang No 11 A Panjer Denpasar Bali Kontak : 089678160511
(sekpan)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat Bidang)
PANITIA LATIHAN KADER II
HIMPUNAN MAHASISWA
ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC
ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS BRANCH OF DENPASAR)
Sekretariat:
Jln. Tukad Sanghyang No 11 A Panjer Denpasar Bali Kontak : 089678160511
(sekpan)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat LK 2)
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT FAKULTAS ILMU BUDAYA - PARIWISATA
Sekretariat: Jln. Nias No 13 Sanglah Denpasar Bali Kontak (089678160511)
 |
|||
 |
|||
(contoh
kop surat pengurus komisariat)
PENGURUS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT
PERSIAPAN FISIP-HUKUM
BIDANG
KEWIRAUSAHAAN DAN PENGEMBANGAN PROFESI
Sekretariat: Jln. Tukad Sanghyang No 11 A Panjer
Denpasar Bali
Kontak (089678160511)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat bidang di komisariat)
PANITIA
PELAKSANA LATIHAN KADER I
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT STAI DENPASAR
Sekretariat: Jln. Cargo Permai No 12 Denpasar Bali Kontak : 089678160511 (sekpan)
 |
|||
 |
|||
(contoh
kop surat panitia Lk 1)
PANITIA
PELAKSANA RAK XXI
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT
FAKULTAS PERTANIAN-TEKNOLOGI PERTANIAN UNUD
Sekretariat: Jln. Kamus Bukit Jimbaran Unud No 16
Badung Bali Kontak : 089678160511 (sekpan)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat panitia RAK)
PANITIA
PELAKSANA MAPERCA
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT TEKNIK MIPA KELAUTAN DAN PERIKANAN
Sekretariat: Jln. Goa Gong Bukit Jimbaran No
67 Badung Bali Kontak : 089678160511 (sekpan)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat pnitia maperca)
PANITIA
PELAKSANA SEMNAS
HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM (HMI)
CABANG DENPASAR
(ISLAMIC ASSOCIATION OF UNIVERSITY STUDENTS
BRANCH OF DENPASAR)
KOMISARIAT PERSIAPAN FISIP-HUKUM
Sekretariat: Jln. Tukad Gerinding No 177 Denpasar
Bali Kontak : 089678160511 (sekpan)
|
|||
|
|||
(contoh
kop surat panitia seminar nasional)
Keterangan Kop Surat :
1)
Tulisan dalam kop surat
menggunakan huruf Times New Roman dengan ukuran font yang berbeda-beda.
2)
Barisan awal tulisan PENGURUS
atau PANITIA menggunakan huruf tebal warna hitam dengan ukuran font 16
3)
Tulisan HMI menggunakan huruf
tebal warna hijau tua dengan size font 16
4)
Tulisan HMI dengan bahasa
inggris ditulis cetak miring menngunakan huruf tebal warna hitam ukuran font 10
5)
Tulisan nama KOMISARIAT atau
BIDANG menggunakan huruf tebal warna hijau tua dengan ukuran font 12
6)
Sekretariat, kontak, web, dan
email ditulis dengan jelas dan benar. menggunakan warna hitam ukuran font 9
7)
Garis pembatas kop surat berwarna
hitam dengan ukuran, 4,5 pt (dua garis atas tipis bawah tebal),
8)
Kop surat menggunakan line
space 1,15 untuk kop surat pengurus dan kepanitian ditingkat cabang
9)
Kop surat menggunakan line
space 1,0 untuk kop surat yang dikeluarkan bidang dari cabang hingga
komisariat, pengurus komisariat, kepanitian komisariat.
10)
Tulisan bismilah dibawah garis
sesuai ketentuan.
11)
Untuk kegiatan surat menyurat
ditingkat cabang, komisariat dan Alumni. Diperbolehkan menggunakan warna kop
hitam putih.
C. Surat Resmi HMI terdiri dari
:
a)
Surat Internal dengan kode (A).
surat kode A hanya digunakan untuk
kegiatan surat menyurat dengan lembaga HMI dari tingkat PB hingga Komisariat.
b)
Surat Eksternal dengan Kode
(B). surat kode B digunakan untuk kegiatan surat menyurat diluar lembaga HMI.
c)
Surat KPTS (Keputusan atau
Ketetapan) digunakan untuk mengesahkan atau menetapkan keputusan-keputusan
seperti : Pengesahan Kepengurusan, Pengesahan Kepanitiaan, Pengesahan hasil
Raker, dan Pengesahan hasil-hasil RAK, KONFERCAB, MUSDA, KONGRES.
D. Kertas Surat yang
Digunakan :
a)
Kertas yang digunakan dalam
kegiatan surat menyurat HMI adalah kertas warna putih ukuran legal (F4)
b)
Margin yang digunakan Top :
2,54 cm Buttom : 2,54 cm Left : 2,54 cm Right : 2,54 cm.
c)
Line space 1,5
E. Isi Surat
ü Penomoran :
1)
Agar lebih mudah penomoran
surat menggunakan satu buku registrasi yang dikelola sekum.
2)
Nomor untuk surat yang
ditujukan untuk intern HMI menggunakan kode A setah nomor surat keluar, kode
identitas pembuat surat, nomor urut bulan hijriah dan tahun hijriah contoh : (12/A/Sek/09/1439)
untuk pengurus. Dan (12/A/Sek-pan/09/1439) untuk kepanitian
3)
Nomor untuk surat yang
ditujukan untuk ekstern HMI menggunakan kode B setah nomor surat keluar, kode
identitas pembuat surat, nomor urut bulan hijriah dan tahun hijriah contoh : (12/B/Sek/09/1439)
untuk pengurus. Dan (12/B/Sek-pan/09/1439) untuk kepanitian
4)
Nomor surat kode A dan Kode B
diurutkan sesuai waktu terbitnya.
5)
Lampiran disingkat Lamp. Diisi
sesuai isi lampiran. Apabila lampiran lebih dari 2 lembar tuliskan gambaran isi
lampiran secara singkat. Contoh : Proposal, SK, Draf acara Dll. Jika tidak ada
lampiran cukup di strip –.
6)
Perihal disngkat Hal.
Menerangkan isi singkat surat
7)
Letak nomor, Lamp, Hal dala
surat lurus dengan sudut lancip logo HMI
sebelah kiri.
ü Tujuan Surat :
1)
Surat yang dituju harus jelas.
2)
Diawali dengan kepada yang
terhormat
3)
Instansi, lembaga atau nama
orang yang dituju
4)
Alamat cukup di tulis Di Tempat
atau nama kota dimana lembaga berkedudukan.
ü Kalimat Pendahuluan
Sebelum kalimat pendahuluan diawali dengan tulisan
Assalamualaikum wr, wb. Kemudian langsung masuk kepada kalimat pendahuluan.
Jarak tulisan salam dengan kalimat pendahuluan satu sepasi. Berikut cintoh
kalimat pendahuluan : Teriring salam dan
doa semoga Allah SWT senantiasa melimpahkan rahmat, taufik dan hidayah-Nya
kepada kita dalam menjalankan aktivitas keseharian sebagai khalifah fil ard.
ü Kalimat Isi
Jarak kalimat
pembuka dengan kalimat isi satu spasi. Kalimat surat hendaklah menggunakan
bahasa yang lugas, jelas, sehingga tidak menimbulkan salah persepsi dari teks
yang tertulis. Kalimat isi merupakan uraian persoalan pokok sehingga isi tidak
berbelit-belit, singkat dan tidak terputus-putus dan menggunakan
kalimat-kalimat yang sopan dan wajar
ü Kalimat Penutup
Jarak kalimat isi
dengan kalimat penutup satu spasi Untuk menaruh kesan dan kesopanan diperlukan
adanya kalimat penutup seperti : Demikian
surat Undangan ini dibuat, atas perhatian dan kerjasamanya Kami ucapkan
terimakasih.
Setelah kalimat
penutup diberi kata Wabilahitaufiq wal hidayah (cetak
miring huruf tebal) dengan jarak satu spasi dengan kalimat penutup.
Kemudian di enter beri tulisan wassalamualaikum wr, wb. (cetak miring huruf tebal)
ü Tanggal surat
Tanggal surat
sesuaikan dengan waktu surat terbit. Letak tanggal surat dibawah kalimat salam
menjorok ke kanan dengan jarak satu spasi. Tgl surat Menggunakan kalender masehi dan hijriah contoh
:
Denpasar, 06
Sha`ban 1437 H
19
April 2016 M
ü
Pengirim surat
Jarak nama lembga
pengirim surat dengan tanggal satu spasi. Nama lembaga pengirim surat harus
jelas ditulis tebal dengan huruf capital. Ditulis menjorok ke kanan dengan
huruf cerak tebal tidak boleh lebih dari 4 baris.
ü Tanda tangan
Jarak tanda tangan
dengan lembaga pengirim surat tiga spasi. Yang berhak bertandtangan dalam surat
menyurat di HMI hanya Ketum dan Sekum Atau Ketupat Dan Sekpan.
ü Catatan
1)
Tulisan dalam isi surat
menggunakan huruf Tahoma ukuran 12.
2)
Stempel menggunakan stempel
pengurus dicap pada setengah tanda tangan sekum untuk surat pengurus
3)
Stempel menggunakan stempel
panitia dicap pada setengah tanda tangan
sekpan untuk surat kepanitiaan.
4)
Pengiriman surat paling lambat
tiga hari sebelum tanggal pelaksanaan acara.
F. Sirkulasi Surat
a.
Surat masuk
Surat masuk adalah
surat yang diterima dari luar yang kemudian akan mulai perjalananya sampai
dengan dimasukanya surat ke arsip organisasi. Surat yang baru masuk diagendakan
terlebih dahulu dilampiri surat disposisi yang berbentuk :
|
SURAT DISPOSISI
Nomor surat : yang tercantum dalam nomor surat
Tanggal surat : tanggal
diterimanya surat kepada sekum
Asal surat
: nama penerima / lembaga
pengirim surat
Ditujukan
: bidang yang menangani surat
Catatan : hal-hal yang tidak jelas dalam surat
|
Kemudian surat yang
baru masuk diterima diagendakan pada agenda surat masuk. Yang dibuat seperti
contoh dibawah ini.
|
No
|
Tgl Terima
|
Identitas Surat Masuk
|
Asal Surat
|
Isi Surat
|
Catatan
|
|
|
No Surat
|
Tgl Surat
|
|||||
|
1
|
15/05/2016
|
23/A/SEK/09/1347
|
14/05/2006
|
Komisariat TMKP
|
Permohonan
meresmikan Sekre Baru
|
Untuk ketum
|
b.
Surat Keluar
Surat keluar adalah
surat yang dikeluarkan untuk mengemukakan kehendak, pemikiran dan maksud
organisasi kepada pihak lain. Surat keluar melalui sirkulasi ada tiga
pengelompokan sebagai berikut :
|
No Surat Keluar A
|
Tgl Terima
|
Isi Surat
|
Tujuan
|
Catatan
|
|
12/A/SEK/09/1437
|
22-04-2016
|
Pemberitahuan LK I
|
Komisariat dilingkup cabang
Denpasar
|
Sudah terkirim semua
|
|
No Surat Keluar B
|
Tgl Terima
|
Isi Surat
|
Tujuan
|
Catatan
|
|
18/B/SEK/08/1437
|
2-03-2016
|
Permohonan bantuan finansial
|
Alumni HMI
|
Sudah terkirim dan sebagian
memberikan bantuan finansial
|
|
No Surat KPTS
|
Tgl Terima
|
Isi Surat
|
Tujuan
|
Catatan
|
|
004/KPTS/A/09/1437
|
22-03-2016
|
Susunan Panitia LK I
|
Panitia
|
Sudah terkirim.
|
G. Surat Elektronik
Surat elektronik
merupakan surat yang dibuat dan didistribusikan dengan media elektronik seperti
internet,dan mesin fax. Namun diera milenium ini surat elektronik menggunakan
internet atau email lebih popular dibanding mesin fax. Surat elektronik melalui internet
harus memenuhi prosedur dibawah ini.
a.
Format surat menggunakan format
biasa yang sudah ditentukan. Dikirim dalam bentuk Pdf / scan
b.
Surat tetap memuat tanda tangan
pengurus yang berwenang dan stempel pengurus atau panitia
c.
Alamat Email pengirim dan
penerima harus menggunakan alamat Email yang terdaftar dalam organisasi.
Kecuali ada kesepakatan dengan penerima atau pengirim sebelumnya.
d.
Setelah surat surat dikirim
atau sudah sampai kepada penerima segera konfirmasi melalui sms atau telefon
kepada penerima atau pengirim.
H. Dokumen Organisasi
Dokumen
adalah semua tanda bukti yang sah menurut hukum dari peristiwa-peristiwa atau
kejadian-kejadian dan kemudian disimpan. Sedangkan dokumentasi segala upaya
untuk pencarian, pengumpulan, penyimpanan, serta pengawetan dokumen-dokumen
organisasi. Bentuk-bentuk dokumen beserta aturanya adalah sebagai berikut :
Ø Surat-surat disusun menurut urutan nomor dan dijilid tiap periodenya
Ø Laporan-laporan pertanggungjawaban tiap periode
Ø Dokumen lainnya yang dijilid (jika memungkinkan ) diantaranya :
ü Kliping-kliping media cetak maupun media elektronik yang dimuat oleh
media pribadi maupun media luar
ü Naskah-naskah kepengurusan tiap periode
ü Berita acara aktifitas kepengurusan
ü Tulisan-tulisan penting para kader
ü Foto-foto kegiatan disusun berdasarkan waktu secara kronologis
dengan mencantumkan tanggal dan nama kegiatan sesuai pada foto.
BAB II
KEPROTOKOLERAN
Keprotokoleran HMI merupakan segala aktifitas yang berhubungan
dengan penyelenggaraan suatu prosedur acara (Uapacara) di dalam kegiatan HMI.
Agar sasaran suatu aktifitas dapat dicapai secara optimal diperlukan
penanggungjawab penyelenggara dan pembagian tugas di dalam penyelenggaran .
jika penyelenggaran suatu aktifitas tidak ada panitia pnyelenggara maka
pengelolaan, penataan, dan penyelenggaraan dapat langsung dibawah tanggungjawab
sekretaris umum sebagai penanggung jawab jalanya acaera. Namaun apabila sudah
terbentuk kepanitiaan. Sekertaris umum juga wajib berkordinasi dan memberikan
Standar Oprasional prosedur (SOP)
keprotokoleran kepada panitia. Khususnya sie. acara. Berikut SOP Keprotokoleran
di HMI :
I.
Susunan Acara Peantikan Pengurus Cabang
|
NO
|
Waktu
|
Acara
|
Pengisi / Petugas
|
|
1
|
18.40-19.00
|
Tarian / kesenian Pembuka
|
UKM Kesenian Unud
|
|
2
|
19.00-19.10
|
Pembukaan
|
MC
|
|
3
|
19.10-19.25
|
Pembacaan Ayat Suci Al-Quran dan Sari Tilawah
|
Amsari Dan Uswatun
|
|
4
|
19.25-19.35
|
Menyanyikan Lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” dan Himne HMI
|
Nana Septiyana
|
|
5
|
19.35-19.40
|
Laporan Ketua Panitia
|
Tabrani Wibowo
|
|
6
|
19.40-20.00
|
Pemabacaan Surat keputusan. Dilanjutkan dengan prosesi pelantikan
dan serah terima jabatan
|
Ø PAO PB
Ø Ketum PB
|
|
7
|
20.00-21.00
|
Sambutan
Sambutan :
ü
Sambutan Ketua Umum Demisioner
HMI cabang Denpasar Periode 2015-2016
ü
Sambutan Ketua Umum Terpilih
HMI cabang Denpasar Periode 2016-2017
ü
Sambutan Ketua umum PB HMI
ü
Sambutan Presidium majelis
Wilayah KAHMI Bali
ü
Sambutan Wali Kota Denpasar
|
ü
Aulia Akbar Ismal P, SP.
ü
Syamrawi Asyafii
ü
Mulyadi P T
ü
Harry sumarno, SE.
ü
Rai Mantra
|
|
8
|
21.00-22.00
|
Stadium General “Pemimpin Di Era Kontamporer”
|
Anis Baswedan (Mentri Kebudayaan)
|
|
9
|
22.00-22.10
|
Doa
|
Taufik Asyadi ( Ketua MUI Bali)
|
|
10
|
22.10-22.13
|
Penutup
|
MC
|
II.
Susunan Acara Pelantikan Komisariat
|
NO
|
Waktu
|
Acara
|
Pengisi / Petugas
|
|
1
|
18.40-19.00
|
Tarian / kesenian Pembuka
|
LKMI cabang Denpasar
|
|
2
|
19.00-19.10
|
Pembukaan
|
MC
|
|
3
|
19.10-19.25
|
Pembacaan Ayat Suci Al-Quran dan Sari Tilawah
|
Barkah Priya Dan
Regi
|
|
4
|
19.25-19.35
|
Menyanyikan Lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” dan Himne HMI
|
Mahmudatul Aqibah
|
|
5
|
19.35-19.40
|
Laporan Ketua Panitia
|
Rizky Maulana
|
|
6
|
19.40-20.00
|
Pemabacaan Surat keputusan. Dilanjutkan dengan prosesi pelantikan
dan serah terima jabatan
|
PAO HMI Cabang
Denpasar
Ketum HMI Cabang
Denpasar
|
|
7
|
20.00-20.45
|
Sambutan
Sambutan :
ü
Sambutan Ketua Umum
Demisioner HMI Cabang Denpasar Komisariat TMKP Periode 2015-2016
ü
Sambutan Ketua Umum Terpilih
HMI Cabang Denpasar Komisariat TMKP Periode 2016-2017
ü
Sambutan Ketua Umum HMI
cabang Denpasar
ü
Sambutan Presidium majelis
Wilayah KAHMI Bali
|
Ø
Ogi Prasetyo Hady Nuari
Ø
Eliza Zelin
Ø
Syamrawi Asyafii
Ø
Ali Fauzi, SS. SH
|
|
7
|
20.45-21.45
|
Stadium General “Memimpin Adalah Pengabdian Kepada Umat dan
Bangsa”
|
Arya Wedakarna (DPD RI)
|
|
8
|
21.45-21.50
|
Doa
|
Ricky Brahmana
|
|
9
|
21.50-21.53
|
Penutup
|
MC
|
III.
Susunan Aacara Seminar HMI
|
NO
|
Waktu
|
Acara
|
Pengisi / Petugas
|
|
1
|
18.40-19.00
|
Tarian / kesenian Pembuka
|
LKMI cabang Denpasar
|
|
2
|
19.00-19.10
|
Pembukaan
|
MC
|
|
3
|
19.10-19.25
|
Pembacaan Ayat Suci Al-Quran dan Sari Tilawah
|
Afnan Dan Ade Pane
|
|
4
|
19.25-19.35
|
Menyanyikan Lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” dan Himne HMI
|
Rio Widjanarko
|
|
5
|
19.35-19.40
|
Laporan Ketua Panitia
|
Ismaul Fitrianingsih
|
|
6
|
19.40-20.00
|
Sambutan
Sambutan :
ü
Sambutan Ketum Komisariat
FIBP
ü
Sambutan Ketum HMI Cabang
Denpasar
ü
Sambutan Presidium Majelis
Wilayah KAHMI BALI
ü
Sambutan Kepala Kesbangpol
Kota Denpasar
|
ü
Ricky Brahmana
ü
Syamrawi Asyafii
ü
Kusnandar Mantap, SH.
ü
Ida Bagus Sidemen, MH.
|
|
7
|
20.45-21.45
|
Acara Inti Seminar Nasional “Indonesia Darurat Kekerasan Seksual”
|
Khofifah Indar Parawangsa (Mentri Sosial)
|
|
8
|
21.45-21.50
|
Doa
|
Reinaldo Fahmi
|
|
9
|
21.50-21.53
|
Penutup
|
MC
|
IV.
Susunan Acara Pembukaan Basic Training (LK I)
|
NO
|
Waktu
|
Acara
|
Pengisi / Petugas
|
|
1
|
19.00-19.10
|
Pembukaan
|
MC
|
|
2
|
19.10-19.25
|
Pembacaan Ayat Suci Al-Quran dan Sari Tilawah
|
Arka Dan Arfita
|
|
3
|
19.25-19.35
|
Menyanyikan Lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” dan Himne HMI
|
Bintang Purnamasari
|
|
4
|
19.35-19.40
|
Laporan Ketua Panitia LK I
|
Tabrani Wibowo
|
|
5
|
20.00-20.45
|
Sambutan
Sambutan :
ü
Sambutan Ketua Umum HMI
Cabang Denpasar Komisariat FP-TP Unud
ü
Sambutan Presidium majelis
Wilayah KAHMI Bali
ü
Sambutan Ketua Umum HMI
cabang Denpasar sekaligus membuka Acara LK I
|
Ø
Ardika Fahriza
Ø
Habib setyo Prayoga. S. KH.
Ø
Syamrawi Asyafii
|
|
6
|
20.45-21.45
|
Stadium General “Menyesuaikan tema LK I”
|
Dandim Badung
|
|
|
21.45-21.50
|
Penyerahan Berkas Latihan Kader I dari OC ke MOT
|
OC dan MOT
|
|
8
|
21.50-21.55
|
Doa
|
Puja
|
|
9
|
21.55-21.58
|
Penutup
|
MC
|
V.
Susunan Acara Penutupan Basic
Training (LK I)
|
NO
|
Waktu
|
Acara
|
Pengisi / Petugas
|
|
1
|
19.00-19.10
|
Pembukaan
|
MC
|
|
2
|
19.10-19.25
|
Pembacaan Ayat Suci Al-Quran dan Sari Tilawah
|
Arka Dan Arfita
|
|
3
|
19.25-19.35
|
Menyanyikan Lagu Kebangsaan “Indonesia Raya” dan Himne HMI
|
Bintang Purnamasari
|
|
|
19.35-20.00
|
Pembacaan surat Keputusan Kelulusan LK I dilanjutkan dengan
pelantikan
|
MOT
|
|
4
|
20.00-20.10
|
Laporan Ketua Panitia LK I
|
Dicky
|
|
5
|
20.10-20.40
|
Sambutan
Sambutan :
ü
Kesan/Pesan Ketua Kelas
ü
Sambutan Ketua Umum HMI
Cabang Denpasar Komisariat FP-TP Unud
ü
Sambutan Presidium majelis
Wilayah KAHMI Bali
ü
Sambutan Ketua Umum HMI
cabang Denpasar sekaligus menutup Acara LK I
|
Ø
Fulan
Ø
Ardika Fahriza
Ø
Habib setyo Prayoga. S. KH.
Ø
Syamrawi Asyafii
|
|
|
20.40-20.45
|
Penyerahan Berkas Latihan Kader I dari MOT ke OC
|
MOT dan OC
|
|
8
|
20.45-20.50
|
Doa
|
Puja
|
|
9
|
20.50-20.52
|
Penutup
|
MC
|
VI.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan
ü Tempat/ Gedung (Lay out, pengaturan kursi)
Tempat acara tidak
mesti harus mewah, yang terpenting adalah kebersihan dan penataan ruangan
senyaman mungkin. Jika konsep yang digunakan lesean (tanpa kursi) silakan
diatur ketertibanya sesuai ketersediaan yang ada. Pemasangan bener harus lurus,
tidak boleh terlipat. Tulisan dalam bener harus jelas dan terbaca. Pemasangan
bendera HMI dan bendera merah putih harus sesuai dengan peraturan Nasional.
Bendera merah putih dipasang sebelah kiri audiens sedangakan bendera HMI
ditaruh dipasang disebelah kanan audiens.
ü Waktu acara.
Waktu acara usahakan
harus sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Hindari kemoloran acara
dengan langkah-langkah strategis untuk mengantisipasi kemoloran.
ü Tamu Undangan disediakan
tempat khusus
Sediakan ruang
translit untuk tamu undangan. Bawa tamu undangan ke ruang translit sebelum
acara dimulai. Tamu undangan yang dimaksud adalah tamu undangan seperti TNI,
Kepolisian, dan Pemerintah. Tamu
undangan harus ditempatkan di tempat duduk barisan paling depan.
ü Pengaturan Acara
Pengaturan acara
harus sesuai dengan SOP keprotokoleran dan pembagian tugas tiap sie. Setiap sie
harus mampu bekerja sesuai prosedur yang ada.
ü Petugas Acara
Petugas acara harus
disiapkan secara matang. Usahakan diadakan geladi satu hari sebelum acara.
